Die Jungen Liberalen Dingolfing-Landau/Rottal-Inn fordern den Landesvorstand der Jungen Liberalen Bayern e.V. dazu auf, für die technische Ausstattung der Landeskongresse mindestens drei Angebote (unter Beachtung der unten genannten Kategorien) von verschiedenen Dienstleistern einzuholen.
Als technische Ausstattung verstehen sich:
- alle Computersysteme sowie generell elektronischen Geräte, die sich am
Tagungsort befinden, und für eine ordnungsgemäße Durchführung des Kongresses
benötigt werden. - alle digitalen Systeme die zur Durchführung des Kongresses benötigt werden.
Darunter fallen auch solche:- die sich nicht am Tagungsort befinden,
- unabhängig vom Landeskongress angeschafft wurden,
- oder nicht nur während des Landeskongresses bezahlt werden.
- grundsätzlich alle weiteren technischen, elektronischen oder digitalen Geräte
die während des Landeskongresses gleich wie oft zum Einsatz kommen.
Da ein Landeskongress sehr viel Technik benötigt, sind für diese genannten Kategorien jeweils mindestens drei Angebote einzuholen:
- Bild- und Tontechnik
- WLAN / Internetzugriff
- Betriebs und ggf. Lizenzkosten für benötigte Software / Hardware (z.B.
OpenSlides)
Sollten sich Anforderungen ergeben, die sich nicht in diese Kategorien einordnen lassen, sind für jede dieser Anforderungen erneut mindestens drei Angebote einzuholen.
Um Missverständnisse oder Unklarheiten in der Entscheidungsfindung auszuräumen, ist die diese gründlich zu dokumentieren.
Eine gründliche Dokumentation muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Wer hat den Prozess der Entscheidungsfindung moderiert / geleitet?
- Wer war an der Entscheidungsfindung beteiligt?
- Wer wurde mit der Einholung der Angebote betraut?
- Wie viele Angebote wurden eingeholt?
- An welchem Datum wurden die Angebote eingeholt?
- Aus welchen genauen Gründen wurde sich für die Einholung der Angebote von den ausgewählten Unternehmen entschieden?
- Die Anforderungen, die den angefragten Unternehmen mitgeteilt wurden.
- Die Angebote selbst, als unveränderte PDF-Datei.
- Aus welchen genauen Gründen wurde sich für das gewählte Angebot entschieden?
- Aus welchen genauen Gründen wurde sich gegen die anderen Angebote entschieden?
Diese Dokumentation ist auf Antrag einer einfachen Mehrheit der Mitglieder des Landeskongresses von einem Mitglied des Landesvorstands umgehend mündlich vorzutragen, sowie binnen sechs Stunden digital in einem für alle registrierten Mitglieder zugänglichen OpenSlides Dokument zu veröffentlichen.
Durch das Einholen mehrerer Angebote von verschiedenen und voneinander unabhängigen Unternehmen soll eine Senkung der Kosten erzielt werden. Bei den eingeholten Angeboten soll das günstigste bevorzugt werden. Sollte dies nicht der Fall sein, ist in der o. g. Dokumentation noch einmal gesondert und detailliert zu erläutern, warum sich für ein teureres Angebot entschieden wurde.